Geçen hafta bir müşterimizle konuşurken şöyle bir hikaye anlattı: "3 yıl önce tamamladığımız bir projenin müşterisi aradı, o dönemki statik hesap raporunu istedi. Ekip 2 saat boyunca eski dosyaları karıştırdı, sonunda bulundu ama yanlış versiyon çıktı. Müşteri memnuniyetsiz, biz mahçup olduk."

Bu konu size de tanıdık geliyor mu?

Mühendislik firmalarında dokümantasyon yönetimi sadece bir "işin teknik kısmı" değil, aslında firmanın güvenilirliğini ve verimliliğini doğrudan etkileyen kritik bir süreç. Kağıt klasörlerden dijital sistemlere geçiş yapmış bile olsanız, düzensiz bir dijital arşiv, düzenli bir kağıt arşivden daha büyük baş ağrısı yaratabilir.

Bu yazıda, yıllardır mühendislik firmalarıyla çalışarak gözlemlediğim en etkili dijital arşiv yönetimi prensiplerini ve uygulamalarını paylaşacağım.

Küçük bir ekiple çalışıyor olun ya da yüzlerce kişilik bir organizasyonda, bu stratejiler size hem zaman hem de sinir kazandıracak. Hazırsanız başlayalım!

 

Her şey doğru temelle başlar. Dijital arşiv kurarken gelişigüzel klasör açmak yerine, firmanızın iş akışına uygun bir iskelet oluşturmalısınız.


Proje bazlı klasör yapısı şu şekilde olabilir:

► Ana Klasör: Proje adı ve numarası (örn: "2024-PRJ-045_Fabrika_Genisleme")
► Alt Klasörler: Statik hesaplar, mimari çizimler, elektrik projeleri, mekanik sistemler, izin belgeleri, yazışmalar
► Versiyon kontrolü: Her dosyanın sonuna tarih ve revizyon numarası ekleme (örn: "StatikRapor_v2.3_20240815")

Burada dikkat edilmesi gereken nokta, tüm ekibin aynı isimlendirme mantığını kullanması. Bir mühendis "FabrikaProje_son", diğeri "FabrikaProje_final", bir başkası "FabrikaProje_sonson" yazıyorsa, kaos kaçınılmaz.

Standart bir isimlendirme protokolü oluşturun ve herkesin buna uymasını sağlayın. İlk başta zaman kaybı gibi görünse de, 6 ay sonra aradığınız dosyayı 30 saniyede bulmanızı sağlayacak.
 

Bu soruyu çok duydum ve tek bir doğru cevap yok. Her ikisinin de avantajları var, ama günümüz koşullarında hibrit sistem en mantıklısı.
 

► Uzaktan erişim imkanı (şantiyeden, evden, müşteri ofisinden)
► Otomatik yedekleme ve güvenlik
► Ölçeklenebilirlik (depolama alanını kolayca artırabilme)
► Ekip içi işbirliği kolaylığı
 

► Hassas projelerde tam kontrol
► İnternet bağımsız çalışma
► Büyük dosyalarda daha hızlı erişim


Çoğu mühendislik firması için ideal çözüm: Günlük kullanılan dosyaları bulutta tutmak, hassas ve büyük boyutlu arşiv dosyalarını lokal sunucuda saklamak. Tabii ki düzenli olarak buluttan lokale, lokalden buluta yedekleme yapmayı unutmamak şartıyla.

 

Dijital arşivde herkesin her şeye erişimi olmamalı. Hem güvenlik hem de düzen açısından katmanlı bir yetkilendirme sistemi şart.

Örneğin, stajyer bir öğrenci tüm statik hesaplara salt okunur erişime sahip olabilir ama projeyi değiştiremez. Proje yöneticisi ise tüm dosyaları görüntüleyip düzenleyebilir. Muhasebe ekibi sadece faturaları ve sözleşmeleri görebilir.

Ayrıca şu güvenlik önlemlerini mutlaka alın:

► İki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) kullanın
► Dosya indirme ve paylaşma loglarını tutun
► Hassas dosyaları şifreli saklayın
► Eski çalışanların erişimlerini hemen kapatın

Geçmişte yaşadığım bir olayı paylaşayım: Bir firma, ayrılan bir çalışanın hesabını kapatmayı unutmuş. Çalışan 6 ay sonra rakip bir firmaya geçtiğinde, hala eski firmanın bulut sistemine erişebiliyormuş. Keşfedildiğinde büyük bir güvenlik skandalına dönüşmüş. Basit bir prosedür, büyük problemlerin önüne geçebilir.
 

Şantiyede bir sorun çıktığında, ofisin açılmasını bekleyemezsiniz. Modern dijital arşiv sistemleri mobil uyumlu olmalı. Hem tablet hem telefon üzerinden dosyalara güvenli erişim sağlanmalı.

Özellikle şantiye ekipleri için pratik bir çözüm, ekipmanlara veya tehlikeli bölgelere yerleştirilen QR kodlar aracılığıyla ilgili teknik dokümanlara anında ulaşılabilmesi. Örneğin, bir jeneratörün üzerindeki QR kodu okuttuğunuzda bakım planına, kullanım kılavuzuna ve yedek parça listesine direkt erişebilirsiniz. QRNow dinamik URL gibi QR çözümleri, özellikle büyük şantiyelerde zamandan büyük tasarruf sağlıyor çünkü dinamik URL QR kodlarının yönlendirdiği içerik sonradan güncellenebiliyor.

Ayrıca sahada çekilen fotoğrafların ve videoların otomatik olarak ilgili proje klasörüne yüklenmesi, iş akışını hızlandırır ve unutulan dokümantasyonları önler.
 

"Yedek almayı unutmuşum" cümlesi, dijital çağın en pahalı hatalarından biri. Mühendislik projelerinde veri kaybı, sadece zaman kaybı değil, yasal sorumluluk da demek.

3-2-1 kuralını uygulayın:

► 3 kopya: Orijinal dosya + 2 yedek
► 2 farklı ortam: Bulut + harici disk gibi
► 1 uzak konum: Yangın, sel gibi fiziksel tehlikelere karşı

Yedekleme sıklığı proje yoğunluğuna göre değişir. Aktif projelerde günlük otomatik yedekleme, tamamlanmış projelerde haftalık yedekleme yeterli olabilir.

Bir detay daha: Yedeklerinizi test edin. Yedek aldığınızı sanıp, geri yükleme yapmaya çalıştığınızda dosyaların bozuk çıkması çok yaşanan bir durum. Ayda bir kez rastgele bir dosyayı yedekten geri yükleyip kontrol edin.
 

Dijital arşivin sonsuz kapasitesi var diye her şeyi sonsuza kadar saklamak hem maliyetli hem de verimsiz. Düzenli arşiv temizliği yapmalısınız.

Türkiye'de mühendislik projelerinde yasal saklama süreleri genelde:

► İnşaat projeleri: Yapının ömrü boyunca (en az 50 yıl)
► Statik hesaplar ve raporlar: 15 yıl
► Yazışmalar ve ticari belgeler: 10 yıl
► Geçici çalışma dosyaları: Projenin tamamlanmasından 2 yıl sonra silinebilir

Ancak her sektörün kendine özgü gereklilikleri olabilir, o yüzden sektörünüzün özel düzenlemelerini mutlaka inceleyin.
 

En iyi dijital arşiv sistemi bile, kullanmayanlar için değersizdir. Yeni bir sistem kurduğunuzda veya mevcut sistemi güncellediğinizde, tüm ekibe düzgün bir eğitim verin.

Sadece teknik eğitim değil, "neden bu sistemin önemli olduğunu" anlatan bir farkındalık eğitimi de şart. İnsanlar bir şeyin neden gerekli olduğunu anladığında, kuralara uyma ihtimali çok daha yüksek oluyor.

İlk aylarda mutlaka bir "sistem şampiyonu" belirleyin. Ekipte dijital arşivle ilgili soruları yanıtlayacak, problemleri çözecek bir referans kişi olmalı.
 

Düzenli bir dijital arşiv sistemi kurmak, başlangıçta zaman ve belki bütçe gerektirse de, uzun vadede size kazandıracağı değer çok daha büyük. Aradığınız bir dosyayı 5 dakikada bulmak, müşterilerinize anında bilgi verebilmek, yasal denetimlerde hazırlıklı olmak, ekip verimliliğini artırmak... Hepsi iyi bir arşiv yönetimiyle başlar.

Hemen bugün, firmanızdaki mevcut arşiv sisteminizi gözden geçirin. Hangi dosyalara erişmek zor? Hangi klasörler karmaşık? Ekip hangi konularda zorlanıyor? Bu soruların cevaplarıyla başlayın ve adım adım sisteminizi iyileştirin.

Unutmayın, mükemmel bir sistem kurmak yerine, sürekli gelişen bir sistem kurmak daha değerlidir.




Yazar: Barış Berkay ÖZTÜRK